Mimo swego ogromnego potencjału, losy takiej usługi jak "audyt eventowy" zdają się w Polsce podążać tym samym szlakiem, co (każdorazowo) skrojony na miarę wydarzenia mentoring prelegentów konferencji (ang. speaker coaching). Gdybym miał opisać najważniejszą przyczynę tego stanu rzeczy jednym słowem, byłoby to niewątpliwie "ego".

"Przecież zjedliśmy na tym zęby"

Główny powód, dla którego ani firmie eventowej, ani zlecającemu (tj. organizatorowi wydarzenia) tego rodzaju usługa nawet nie przyjdzie do głowy wynika z (skądinąd uzasadnionej) wiary/ufności w własne i wzajemne kompetencje. Krótko mówiąc, organizator wydarzenia najczęściej z góry zakłada, że doświadczona firma eventowa "poprowadzi go za rękę" przez cały proces przygotowań do konferencji/kongresu i weźmie za swoją pracę odpowiedzialność, dlatego sporo uwagi poświęca procesowi wyboru odpowiedniego podwykonawcy. W czym więc problem? Ano w tym, że relacja organizator-agencja jest z definicji naznaczona pewnego rodzaju paradoksem: zbieżnością i konfliktem interesów w jednym!

Krótko mówiąc, w interesie agencji jest:

• aby organizator (nawet dużego i powtarzającego się co roku formatu) nie zastanawiał się zbyt długo nad szczegółami i nie ingerował w zbyt wiele aspektów (zarówno kreatywnych jak i tych dotyczących realizacji)
• aby rokroczna realizacja była możliwie jak najbardziej powtarzalna (patrz koszty, planowanie, logistyka, realizacja, "prostota obsługi klienta")
• aby wypracować "bezpieczny", przewidywalny format, który (choć bywa, że mimo upływu lat, nie ma za grosz polotu) skutkuje odpowiednią frekwencją i względnym zadowoleniem uczestników (o wiele częściej jest to satysfakcja z całokształtu doświadczenia udziału w konferencji i networkingu, niż innowacyjności formatu, czy błyskotliwości/dyscypliny contentu na scenie)
• aby organizator jak najmniej eksperymentował z samym formatem, nawet jeśli przyświecają mu najszlachetniejsze z intencji (np. chęć stałego doskonalenia wydarzenia, podnoszenia jakościowej poprzeczki dla tego co odbiorca słyszy i ogląda ze sceny, poprawy jakości interakcji, itd.)

Jak pracuje i co da Ci profesjonalny audytor konferencji?

Audytor konferencji przychodzi na Twoje wydarzenie w formule "tajemniczego gościa". Dla innych, jest po prostu uczestnikiem wydarzenia, niemniej rola, którą ma do spełnienia wymaga niebagatelnego doświadczenia pracy przy co najmniej kilkuset konferencjach, najlepiej z wielu różnych perspektyw składających się na sukces wydarzenia, m.in.

• kompleksowe zarządzanie eventem
• planowanie i kosztorysowanie
• realizacja/produkcja (właściwe wyważenie najważniejszych bloków/akcentów)
• design i doradztwo kreatywne (conference storytelling)
• doradztwo strategiczne i analiza ryzyk (kluczowe 'drivery' sukcesu i ryzyk formatu)
• strategia rozwojowa formatu
• komunikacja i social media
• promocja/marketing (zwłaszcza content marketing, przed i po)
• public speaking i techniki prezentacji (merytoryczna jakość wystąpień)
• komunikacja niewerbalna (reakcje widowni przed sceną i w foyer)

Krótko mówiąc, doświadczony audytor powinien instynktownie wyczuwać najważniejsze "wąskie gardła" formatu, którego audytu się podjął - "czytać" reakcje widowni w czasie rzeczywistym, "prowokować" interakcje mające na celu weryfikację przyjętych założeń i hipotez, ale też sprawdzić smak kawy i wiedzieć, czy uczestnikom smakował obiad. Powinien mieć wreszcie dostęp do ankiet i oficjalnych kanałow informacji zwrotnej z wydarzenia (ankiety/feedback).

Dla kogo to...i po co?

Audyty powinni zlecać zwłaszcza organizatorzy dużych, międzynarodowych, powtarzanych z roku na rok formatów. Dlaczego? Dlatego, że w ich przypadku odbiorca (międzynarodowy) ma inny punkt odniesienia (= szerszy kontekst międzynarodowych wydarzeń i nowinek pojawiających się w branży) i poziom oczekiwań (Internet w coraz większym stopniu oferuje wysokiej jakości, nieodpłatny kontent branżowy).

Przy odpowiednim budżecie, zrobić "poprawną" konferencję, na którą przyjdą ludzie to dziś "żadna sztuka". Ale zrobić wydarzenie, o którym będzie się mówić i pisać w branży i poza nią, przez wiele tygodni i miesięcy po jego zakończeniu, to zupełnie inny zestaw kompetencji, ale też pokory w podejściu do samego procesu, do potencjalnych oczekiwań zaproszonych gości (nawet jeśli niewyartykułowanych), jak i głębokiej potrzeby cyklicznego wracania do najważniejszych powodów, dla których podejmujemy się tak ogromnego, zespołowego wysiłku, jakim jest realizacja dużej, branżowej, międzynarodowej konferencji.

Jeśli więc najważniejszą motywacją są dla Ciebie - jako organizatora wydarzenia - pieniądze i budowanie sieci kontaktów (+marki osobistej), powyższy artykuł może mieć znikome zastosowanie w pieczołowicie zbudowanym przez Ciebie świecie. Jeśli jednak stawiasz sobie (także) ambitniejsze cele i chcesz, by mówiono o Tobie kiedyś w kategoriach "świadomego przywództwa" w tematyce, którą się zajmujesz, audyt konferencji powinien być jednym z Twoich najważniejszych narzędzi na drodze do celu.

Pandemia prawdę Ci powie...

Rynek spotkań zmienia się i ewoluuje w coraz to ciekawszych i (w wielu przypadkach) dojrzalszych kierunkach: po części za sprawą wpływu pandemicznych ograniczeń na branżę (i wyobraźnię), ale też potrzeby sięgania wzrokiem dalej, niż miało to miejsce w przeszłości. Zupełnie niedawno, miałem okazję poprowadzić branżowe, 3-dniowe wydarzenie dla blisko 900 uczestników, w któym organizator nie tylko zadał sobie duży trud, aby położyć duży nacisk na jakość całościowego 'experience', ale też zaprosił mnie miesiąc wcześniej do Gdyni, m.in. po to bym spotkał się w formule szkoleniowo-mentoringowej z uczestnikami ważnego dla organizatora konkursu wystąpień przed branżowym jury (pitching contest) z nagrodami, przeanalizował ich potrzeby i pomógł im się poczuć swobodniej na jednej z największych scen w Polsce. Od wydarzenia minął już ponad tydzień, a media społecznościowe są nadal zasypywane pochlebnymi relacjami i komentarzami uczestników na temat jakości i spójności wydarzenia, ale też wychodzącego daleko poza "obowiązujące schematy" experience.

And one last thing, kiedyś, przed laty, będąc przypadkowym uczestnikiem dużego, "głośnego" i bardzo drogiego wydarzenia, popełniłem ten artykuł. Powód był bardzo prosty: konferencja zostawiła mi w głowie tyle "innych niż zwykle" przemyśleń, że - kilka tygodni po wydarzeniu - musiałem to w końcu "autoterapeutycznie" i całkowicie spontanicznie przelać na papier. Enjoy reading!