Tajemniczy gość Twojej konferencji (audyt)

Niezwykle rzadko zdarza się w Polsce, że organizator dużego eventu (konferencja, kongres, targi, forum) zleca usługę "audytu konferencyjnego", na kilka tygodni przed wydarzeniem. Powodów takiego stanu rzeczy, jak zawsze, jest wiele, jednak być może najważniejsze spośród nich łudząco przypominają przyczyny, dla których tzw. "coaching speakerów" wciąż należy do konferencyjnych rarytasów. Tymczasem budowanie "kultury profesjonalnego feedbacku" dla branży eventowej to ogromny, niemal nietknięty potencjał, który w relatywnie krótkiej perspektywie czasu mógłby sprawić, że niezwykle ambitna i dynamicznie rozwijająca się branża MICE, zamiast przywiązywać nadmierną wagę do często absurdalnie kosztownej formy (efektowne ekrany diodowe, animacje, projekcje, falbanki i bibeloty, będące głównymi płaszczyznami rywalizacji pomiędzy firmami eventowymi i organizatorami wydarzeń) skupiłaby się o wiele bardziej na dyscyplinie treści i takim doborze towarzyszącej jej formy, aby tę treść maksymalnie skutecznie wydobyć, uwypuklić i utrwalić (o dzieleniu się nią ze światem nie wspominając), czyli na tym co absolutnie najważniejsze. Dziś więc o tym dlaczego po blisko trzech dekadach ewolucji wolnorynkowej organizacji wydarzeń, branża nadal nie wykształciła tak istotnego obszaru usług, wreszcie, co przez to straciła.
Foto:
Przeczytanie artykułu zajmie Ci 8 minut

 

Organizacja eventów Vs. Efekt domina 

Na realizację dużej konferencji składa się nad wyraz wiele elementów, począwszy od ustalenia ramowej tematyki, celów, zarysu programu i odpowiedniego rozłożenia akcentów programowych, poprzez projekt scenografii, oprawę wizualną i graficzną, usługi związane z obrazem, dźwiękiem, rejestracją, produkcją, post-produkcją, stworzenie strony internetowej wydarzenia, zapewnienie odpowiednich narzędzi do obsługi wielowątkowej logistyki, rejestracji, przygotowania i dystrybucji materiałów przed, w trakcie i po wydarzeniu, aż po media społecznościowe i te tradycyjne, partnerów i sponsorów, tych diamentowych, platynowych, złotych, srebrnych i tych zupełnie zwyczajnych-niezwyczajnych, wszelkiej maści montaże i demontaże, dobór odpowiednich technologii obrazowania (projektor, dioda, gobo i jupitery), podwykonwaców usług, takich jak catering, przerwy kawowe, bankiety, gale, wreszcie wybór prelegentów, moderatorów, prowadzącego/konferansjera wydarzenia, i tak dalej i tak dalej. Krótko mówiąc, nie jest to zabawa dla każdego. Kto próbował kiedykolwiek całościowo koordynować realizację dużego (najlepiej międzynarodowego) wydarzenia, ten wie.

Bardzo często, elementów składających się na sukces ambitnej konferencji jest na tyle dużo, że samo ich wymienienie nie jedną osobę przyprawiłoby o zawrót głowy i refleksję, że doba, kwartał, czy nawet rok, to zdecydowanie za mało pojemne jednostki czasu. Nikogo nie zdziwi więc fakt nader oczywisty, że osoba odpowiedzialna za całościową realizację dużego wydarzenia musi wręcz genetycznie kochać ekstremalny stres i skoki ciśnienia przypominające wykres sejsmografu w chwili nachodzenia na siebie dwóch kontynentalnych płyt tektonicznych. Mówiąc nieco poważniej, kandydat na skutecznego koordynatora w.w. działań nie ma innego wyjścia jak tylko odpowiednio zdelegować poszczególne elementy, mając nadzieję (popartą odpowiednimi kompetencjami), że ostatecznie uda się je tak połączyć i zsynchronizować, by we właściwym momencie zazębiły się w logiczną i spójną całość. Dobrą analogią jest domino: każdy element wpływa na sekwencję ruchu ściśle ze sobą powiązanych fragmentów układanki. Innymi słowy, olbrzymia ilość mikroszczegółów składa się na "makro jakość".

Mimo "sekundowych scenariuszy" pieczołowicie rozpisywanych i aktualizowanych przez organizatorów, producentów i realizatorów, życie i tak uparcie przynosi bogactwo rozmaitych niespodzianek z kategorii "nieplanowane", potocznie określanych w branży jako [napiszmy to po polsku!] "fakapy". Wynika z nich wprost, że zadanie nie jest ani proste, ani koniecznie przyjemne, wreszcie to co być może najważniejsze:

czasem wiele miesięcy pracy dużych zespołów potrafi zostać zniweczone przez pozornie banalny detal, którego wizerunkowa siła rażenia jest absolutnie nieproporcjonalna do faktycznego znaczenia na tle kolektywnego wysiłku,

o merytoryce nie wspominając. Tym bardziej więc nie dziwi, że wspomniany "fakap" odbiera radość z ciężko wypracowanych efektów, a w skrajnych przypadkach szkodzi wizerunkowo wydarzeniu na tyle, że perspektywa organizacji np. kolejnych edycji staje pod znakiem zapytania.

Na czym polega audyt i kto powinien go przeprowadzać?

Po pierwsze, taki audyt powinien (a) odbywać się anonimowo, w formule "tajemniczego gościa" konferencji. W praktyce, oznacza to również, że wiedza o zleceniu tego rodzaju usługi powinna pozostać w możliwie wąskim gronie, przynajmniej do etapu, w którym wyciąga się wnioski z wydarzenia i czyni pierwsze przygotowania do kolejnej edycji. Po drugie, (b) powinna go przeprowadzać osoba, która ma duże i możliwiej jak najbardziej różnorodne doświadczenie w branży eventowej, wreszcie zdolność (ba, talent) do wyłapywania mikro-detali i co najważniejsze, zależności pomiędzy nimi! Mowa o tych samych detalach, które z punktu widzenia zaaferowanych przygotowaniami i samym wydarzeniem organizatorów pozostają zupełnie niewidoczne, za sprawą (w najlepszym przypadku) braku czasu, (w najgorszym) odpowiedniego (aka zdrowego) dystansu do projektu, którym żyli nierzadko od wielu miesięcy. Po trzecie, w idealnym (aka rozbudowanym) scenariuszu, (c) audytor powinien być zaangażowany w projekt na możliwie wczesnym etapie przygotowań do wydarzenia, tak by, wykorzystując rozmaite doświadczenia z innych projektów (wraz z ogólnie pojętą wyobraźnią i zdolnością do kreatywnego, a czasem tylko logicznego myślenia) uprzedzić klienta o potencjalnych obszarach ryzyka, zarekomendować rozwiązania alternatywne, wreszcie podpowiedzieć klientowi jak rozwiązać konkretny problem w sposób ciekawy i angażujący widownię w finalne efekty pracy zespołowej jaką jest realizacja wydarzenia. Profesjonalny audytor powinien też (d) posiadać nietuzinkowy zestaw cech i dość szczególny rodzaj wrażliwości, która pozwoli z jednej strony zrozumieć płaszczyznę merytoryczną (branżowo-kontekstową) wydarzenia na tyle (niezależnie od dziedziny), by pomóc organizatorom wyciągnąć wnioski nie tylko z rozłożenia akcentów programowych ale i potencjału (aka silnych i słabych stron) poszczególnych mówców i gości konferencji.

Co robi audytor? 

Najkrócej mówiąc, jest wszędzie, słucha wszystkiego i obserwuje wszystkich i wszystko, od reakcji widowni na poziomie mowy ciała w kluczowych momentach wydarzenia, przez obserwację prelegentów na poziomie syntezy i "opakowania" treści w wartościową i atrakcyjną całość, po instrumenty czysto kreatywne, których zadaniem jest m.in. zbudowanie tej szczególnej więzi między aktywnościami na scenie, a tym co się dzieje w głowach i sercach odbiorców. Innymi słowy, audytor jest być może jedyną osobą na widowni, która dysponuje doświadczeniem i wiedzą płynącą z setek innych wydarzeń (rozumianych od strony projektowania/produkcji/backstage), w dodatku kładących nacisk na bogatą paletę celów, jak i tych bez ambicji posiadania celu jako takiego, ponad ten najbardziej intuicyjny, tj. wizerunkowo-zarobkowy. Wszelka forma jest wówczas tylko niewolniczo podporządkowanym pretekstem, prowadzącym do wspomnianego celu, niczym lep wiszący przed skrzydłami rozszalałej muchy, albo płomień świecy na celowniku ćmy.

Ponad dwie dekady później, w polskiej branży eventowej nadal wydarzenia (nawet, a może zwłaszcza te bardzo duże, drogie i skomplikowane) rzadko stawiają sobie wyraziste, przekonywujące i "mierzalne" cele - tak jakby po drodze nikt nie zadawał sobie choćby jednego pytania z gatunku:

  1. Po co to wszystko robimy?
  2. Czy warto jest wydać aż tak wiele pieniędzy by ..... osób spędziło ... dni w ...., tylko po to by.........?
  3. Co z tego pozostanie i komu się to przyda?

a w przypadku największych kongresów, "Czy warto jest przez wiele tygodni rokrocznie budować odpowiednik średniej wielkości osiedla mieszkaniowego, 'pod klucz', łącznie z projektem wnętrz, po to tylko by kilka dni później wspomniane osiedle burzyć, nie zadawszy po drodze pytania czy komukolwiek się tam dobrze mieszkało i co można było zrobić po drodze by w przyszłości budynki te, nieuchronnie skazane na zrównanie z ziemią, choć przez chwilę stały się domami?"

Jednym z pierwszych pytań, które stawia sobie audytor jest więc pytanie o cel Twojego wydarzenia. Po co to robisz? Kolejnym jest pytanie o widownię, która "pomoże Ci" ten cel osiągnąć, tym samym w sposób maksymalnie czytelny, mierzalny i zrozumiały odpowiedzieć na pytanie "DLACZEGO zdecydowałeś się zorganizować to wydarzenie i co chciał(a)byś przez to osiągnąć?" Na koniec dnia, do kategorii najbardziej interesujących pytań z punktu widzenia audytora trafiają tylko dwie pozycje:

  1. Czy można było zrobić to lepiej?
  2. W jaki sposób?

 

Dlaczego więc audytów nie ma?

W największym uproszczeniu, ponieważ organizatorzy do ostatniej chwili skupiają się na "dopinaniu" elementów, które z ich punktu widzenia są najważniejsze i - jak to zwykle bywa w branży - mieszczą się w niezwykle pojemnej i pełnej niespodzianek kategorii "gaszenia pożarów", do których to pożarów należą również kwestie budżetowe. Po drugie, statystycznemu organizatorowi intuicja i tak podpowie, że zdecydowanie ważniejsze są dodatkowe 2 metry kwadratowe diody atakującej oczodoły widza, niż dodatkowy darmozjad na widowni, który nie dość, że nie zapłacił za wstęp na bądź co bądź drogie i prestiżowe wydarzenie, to jeszcze chce zarabiać na krytykowaniu organizatorów za ich wielomiesięczną krwawicę. Pozostaje jeszcze głęboko polski, ba, post-PRLowski syndrom, z gatunku "Przecież ja wiem najlepiej".

Najbardziej inteligentni ludzie jakich w życiu poznałem niezmiennie łączyli w sobie dwie rzeczy: jedną z licznych form inteligencji, popartą imponującym dorobkiem, z głęboko przepracowaną pokorą i skromnością (nie mylić z powyższymi "na pokaz"). Szkoląc bardzo różnorodne grono ludzi (bardzo często piastujących wysokie stanowiska w globalnych korporacjach, regionalnych i ogólnopolskich instytucjach) w obszarach związanych z wystąpieniami publicznymi i mową ciała, niezwykle rzadko trafiam na osoby, których kompetencje w tym zakresie są naprawdę imponujące, a mimo to dostrzegają potrzebę ciągłego rozwoju i wychodzą z inicjatywą by popracować warsztatowo na konstruktywnej informacji zwrotnej, nawet jeśli jest dla nich bolesna, a bywa, że głęboko osobista. Ktoś kiedyś powiedział, że ego jest jak lek anestezjologiczny, który uśmierza ból głupoty. Dokładnie ten sam czynnik nierzadko powstrzymuje nawet doświadczonych organizatorów wydarzeń od poddania efektów swojej wytężonej pracy trudnej, acz wyłącznie życzliwej i konstruktywnej krytyce.

Co z tego masz, jako Organizator?

Tutaj na szczęście odpowiedź jest prosta. Po pierwsze, nieskończenie pełniejsze zrozumienie miejsc i obszarów, w których Twoje wydarzenie pęka w szwach, nie trzyma się kupy, pomija to co ważne, a może nawet najważniejsze, lub tylko w sposób systemowy zasila obszary ryzyka, z których potencjalnie trudno będzie Ci się wykaraskać przy odpowiednim splocie okoliczności. To tylko jeden z powodów, dla których firmy eventowe najbardziej na świecie cenią sobie konferansjerów i moderatorów, którzy potrafią improwizować i uporają się z sytuacją poza-scenariuszową, wybrną błyskotliwą ripostą, opowieścią czy komentarzem z niemal każdej, potencjalnie bardzo trudnej sytuacji. Z kolei z punktu widzenia konferansjera, moderatora czy prowadzącego (jak zwał, tak zwał) ten szczególny rodzaj wdzięczności, który natychmiast po zakończeniu konferencji dostrzegają w oczach organizatora na koniec dnia, po tym jak pomogli mu się wykaraskać z niejednej kłopotliwej niewiadomej, jest chyba największym podziękowaniem za lata przygotowań do tej niezwykle trudnej i wielowątkowej roli. Zwykła odrobina ludzkiej wdzięczności.

Na koniec, może pokażmy to wszystko na przykładzie. Mój przyjaciel, Kajetan Domagała, właściciel firmy Event Concept, mającej siedzibę tuż przy katowickim Spodku, na przełomie ostatnich dwóch dziesięcioleci wyprodukował i zrealizował najprawdopodobniej kilkaset rozmaitych kongresów, konferencji, targów i innych wydarzeń. Posłuchajcie, co sądzi o funcji i korzyściach płynących z profesjonalnych audytów konferencyjnych. Jest przenikliwym (i mądrze zdystansowanym) obserwatorem branży i trendów w niej panujących. Jego firma obchodzi w tym roku 30-lecie. Pomyślałem więc, że to właśnie jego zapytam o zdanie.

Last but not least...

Jesteś organizatorem dużego lub mającego szczególne znaczenie dla Ciebie lub Twojej firmy/organizacji/instytucji wydarzenia (w kolejnej już edycji) i masz nieodparte wrażenie, że:

  1. od jakiegoś czasu przestało się rozwijać?
  2. mimo komfortowego budżetu (na tle konkurencyjnych wydarzeń) i fantastycznego zespołu z którym (od lat) tworzysz to wydarzenie i budujesz jego markę, nie potrafisz się odbić od pewnego poziomu, który jest "dobry", ale nie "fantastyczny", nie "kreatywny", "innowacyjny", ani tym bardziej "wyznaczający trendy"
  3. "zewnętrzne spojrzenie" mogłoby pomóc Ci dostrzec istotne czynniki i zmienne, które dotąd Ci umykały, również dlatego, że jesteś zbyt silnie emocjonalnie związany z projektem i ludźmi, którzy go tworzą?
  4. prelegenci Twojej konferencji skorzystaliby na syntetycznym, wyrazistym specjalnie zaprojektowanym szkoleniu dla speakerów Twojej konferencji, z myślą o wzmocnieniu wyrazistości, bardziej syntetycznej treści i bardziej kreatywnej formy ich wystąpień

Napisz do nas: lukasz.cioch [AT] lcmedia.pl
Lub zadzwoń: +48 531 771 443


Autor:

« wstecz | w górę